Die Location steht, das Datum ist fixiert. Jetzt geht es an die Feinplanung! Ob Fotograf, DJ, Stylistin oder Caterer: Die passenden Hochzeitsdienstleister verwandeln deinen großen Tag in ein unvergessliches Fest. Doch was ist wichtig abzuklären bevor der Vertrag unterschrieben wird?
Damit du am Hochzeitstag keine bösen Überraschungen erlebst und dein Budget im Rahmen bleibt, solltest du vorab die richtigen Fragen stellen. In diesem Beitrag erfährst du , welche entscheidenden Fragen du vor der Buchung stellen musst und worauf es bei den Antworten wirklich ankommt!
Ausfallsicherheit & Notfallplan
"Was passiert wenn du am Hochzeitstag krank wirst oder ausfällst?"
Gibt es ein verlässliches Netzwerk an gleichwertigem Ersatz/ Vertretung oder steht ihr als Paar im Notfall alleine da?
"Wie sind die Stornierungsbedingungen, falls wir die Hochzeit verschieben oder absagen müssen?"
Zu wissen wir die Stornierungsbedingungen sind schützt euch vor finanziellen Überraschungen bei unvorhergesehen Lebenslagen, wie zum Beispiel einem Trauerfall oder einer Pandemie
"Was passiert, wenn dein Equipment ausfällt?"
Besonders bei Fotografen oder DJs ist diese Frage wichtig: Was passiert wenn die Kamera kaputt geht oder das Mischpult ausfällt?
Kosten, Überstunden & Versteckte Gebühren
"Was genau ist im Angebot enthalten und welche Zusatzkosten können entstehen?"
Fragt gezielt nach Fahrtkosten, Auf- und Abbauzeiten oder Materialkosten.
"Wie wird abgerechnet, wenn die Feier länger dauert als geplant?"
Wie werden Überstunden der Dienstleister geregelt? Gibt es einen festen Stundensatz nach Mitternacht? Musss Spontanzahlung Bar vor Ort erfolgen oder per Rechnung?
"Fällt eine Anzahlung an, wann ist der Restbetrag fällig und welche Zahlungsarten gibt es?"
Klärt diese Fragen für eure Planungssicherheit ab.
Logistik, Ablauf & Verpflegung
"Wie viel Vorlaufzeit brauchst du vor Ort für den Aufbau/ die Vorbereitung?"
Das ist wichtig für den Dienstleister-Zeitplan der Location.
"Welche technischen Anschlüsse oder Bedingungen benötigst du vor Ort?"
Beispiele hierfür wären Starkstrom für die Band, Schattenplatz für die Stylistin, Kühlmöglichkeiten für die Torte.
"Sollen/ müssen wir Verpflegung für dich/ dein Team einplanen?"
Ab 6+ Stunden Einsatzzeit (Fotografen, DJs, Videografen) gehört ein Essen im Vertrag geklärt.
Erfahrung & Vertragsdetails
"Hast du schon einmal in unserer Hochzeitslocation gearbeitet?"
Kennt der Dienstleister sich vor Ort aus spart das am Hochzeitstag wertvolle Zeit.
"Wann und wie bekommen wir einen schriftlichen Vertrag?"
Bucht nie ohne einen schriftlichen Vertrag! Mündliche Zusagen reichen euch im Ernstfall nicht aus.
In der Hochzeitsplanung möchte man am liebsten nur über die schönen Dinge sprechen, wie die Deko, das Essen oder die Musik. Doch die „unangenehmen“ Themen wie Ausfallkonzepte, Stornierungen oder Überstunden im Erstgespräch offen anzusprechen, spart dir später eine Menge Nerven und schützt dein Budget.
Ein echter Profi wird dir diese Fragen niemals übel nehmen. Im Gegenteil: Transparente Dienstleister antworten dir darauf vollkommen gelassen und strukturiert, weil sie gut vorbereitet sind.
Mein wichtigster Tipp zum Schluss: Verlasse dich nie auf nur mündliche Zusagen. Achte darauf, dass alle wichtigen Punkte schriftlich im Vertrag festgehalten werden. Genau hier setzte ich als Hochzeitsplanerin an. Ich nehme euch den Stress ab, prüfe Angebote auf Herz und Nieren und sorge dafür, dass im Hintergrund nur geprüfte Dienstleister arbeiten, denen man zu 100 % vertrauen kann.
So gehst du mit einem rundum sicheren Gefühl in euren großen Tag und kannst die Vorfreude völlig entspannt genießen!
-XO Mirja
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